2020 Beleidsverslag | Jaarverslagen

Beleidsverslag 2020

Houten, maandag 10 mei 2021, bestuur en directie Railsport Nederland

Railsport richt zich op de bevordering van sportiviteit, duurzame vitaliteit en welzijn van spoorwegmedewerkers. Railsport realiseert deze missie door jaarlijks een eigentijds, afgewogen en verantwoord vitaliteitsprogramma aan te bieden.

Het totale programma biedt deelnemers mooie ervaringen alsook energieke momenten, waarbij de eerdergenoemde activatie van de persoonlijke vitaliteit gestimuleerd wordt, maar ook de verbinding tussen medewerkers onderling en de relatie tussen medewerker en werknemer verstrekt worden.

Bestuur en directie

Railsport kent een collegiaal bestuur, met als primaire taak het op afstand monitoren van de organisatie welke verantwoordelijk is voor de realisatie van haar missie binnen de daarvoor gestelde financiële kaders.

In de basis beleggen bestuur en directie om de twee maanden een plenaire bijeenkomst ter bespreking van de dagelijkse gang van zaken alsook beleidsmatige onderwerpen. Wanneer nodig, worden extra bijeenkomsten ingepland.

Zittende bestuursleden/directie

01-11-2017, Vincent Verbeet (bestuursvoorzitter)
01-04-2012, Hans Fleer (penningmeester)
13-02-2014, Hans Kamperman (secretaris)
01-01-2000, Remko Ebbeling (directeur)

Afgetreden bestuursleden/directie

Niet van toepassing

Terugblik bestuur

Het bestuur kijkt samen met de directie terug op een succesvol jaar in zowel kwalitatief, kwantitatief alsook financieel opzicht, geheel in samenhang met alle coronaperikelen die ons allemaal parten hebben gespeeld en nog spelen.

Decharge

Het huidige bestuur heeft kennisgenomen van dit jaarverslag en de bijgevoegde jaarrekening 2020 en is tevreden met het behaalde resultaat, zowel in de uitvoering als in financiële zin. Het bestuur heeft, tijdens de reguliere vergadering van 10 mei 2021, het financiële jaarverslag vastgesteld en de directie impliciet decharge verleend voor het gevoerde (financiële) beleid van 2020.

PDF

Stakeholders

Het boeien, binden, bewegen en vooral het behouden van personeel is heden ten dage enorm belangrijk binnen ieder bedrijf en zo ook bij de spoorwegbedrijven. Railsport mag binnen dit aandachtsgebied een waardevolle en stabiele rol vervullen bij haar stakeholders, allen organisaties die een directe bijdrage leveren aan de spoorwegen in Nederland.

Allen hechten zij waarde aan stimulering van vitaliteit (duurzame inzetbaarheid) onder de medewerkers alsook het versterken van de onderlinge banden en het sociale klimaat binnen de organisatie. De stakeholders zien in Railsport een geschikte partner om hieraan een positieve bijdrage te leveren. Daartoe verstrekken zij jaarlijks een subsidiebijdrage aan Railsport.

Doelstelling jegens stakeholders

Railsport vervult haar rol als die van verbindende facilitator in een omgeving waarbinnen collectieve alsook individuele (verander)processen geactiveerd moeten worden. Denk hierbij aan de stimulering van de onderlinge verbondenheid van het personeel alsook de verbinding tussen werkgever en werknemer. Railsport realiseert dit middels het aanbieden van een breed palet events voor de individuele medewerker alsook middels het realiseren van bedrijfsevents (Railsportdag en de verschillende bedrijfsdagen).

Subsidie NS

Dit jaar verstrekt NS een subsidiebijdrage (een vast bedrag) per kalenderjaar met een onbepaalde werkingsduur. Deze bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd en is bedoelt voor het realiseren van een Railsport vitaliteitsprogramma. Het subsidiebedrag is voor dit jaar gesteld op 590k.

Subsidie ProRail

Dit jaar verstrekt ProRail een subsidiebijdrage (gebaseerd op het aantal medewerkers) per kalenderjaar met een onbepaalde werkingsduur. Deze bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd en is bedoelt voor het realiseren van een Railsport vitaliteitsprogramma. Het subsidiebedrag is voor dit jaar gesteld op 158k.

Subsidie overige stakeholders

Dit jaar verstrekken zij tezamen een subsidiebijdrage (gebaseerd op het aantal medewerkers) per kalenderjaar met een onbepaalde werkingsduur. Deze bijdragen worden jaarlijks geïndexeerd en zijn bedoelt voor het realiseren van een Railsport vitaliteitsprogramma. Het totale subsidiebedrag is voor dit jaar gesteld op 21k.

Restitutie aan stakeholders

Uit hoofde van solidariteit tijdens deze corona periode alsmede het feit dat wij dit jaar het merendeel van onze events niet hebben kunnen realiseren, hebben wij besloten om ons positieve resultaat 'eenmalig' volledig te restitueren aan onze stakeholders, zijnde € 201.456 groot. Zie de jaarrekening bij het financieel verslag voor verdere informatie.

Interne organisatie

De organisatie wordt geleid door een professioneel kernteam, verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en realisatie van alle events en activiteiten alsook de exploitatie van het Fitcenter in het hoofdkantoor van NS. Iedere medewerker is in ruime mate geëquipeerd binnen de gebieden waarvoor deze verantwoordelijk is.

Het kernteam maakt op gezette tijden gebruik van inhuurkrachten en stagiaires. Gezamenlijk geven zij enthousiast en vakkundig uitvoering aan het programma. Iedereen handelt vanuit een gezamenlijke visie en missie, zijnde de actieve stimulering van welzijn en vitaliteit van de deelnemers.

Railsportteam

01-01-2000 / 31-12-2020 Remko, directeur, 36 uren
01-01-2005 / 31-12-2020 Nandie, ondersteuning, 5 uren
01-09-2007 / 30-06-2020 Marieke, general eventmanager, 32 uren
15-08-2013 / 31-12-2020 Esther, eventmanager, 40 uren
01-01-2015 / 31-03-2020 Linda, programmamanager, 40 uren
21-11-2016 / 31-12-2020 Zoëy, fysiotherapeut Fitcenter, 16 uren
01-05-2017 / 31-12-2020 Tom, manager Fitcenter, 36 uren
15-08-2017 / 31-05-2020 Joëlle, eventmanager, 40 uren (vertrokken)
01-11-2017 / 31-12-2020 Irene, eventmanager, 40 uren
01-12-2018 / 29-02-2020 Sandra, fitnessinstructeur, 28 uren (vertrokken)
01-04-2019 / 31-12-2020 Heleen, eventmanager, 40 uren
01-03-2020 / 19-05-2020 Marben, fitnessinstructeur, 28 uren (vertrokken)

De coronamaatregelen, welke vanaf maart dit jaar tot ultimo dit jaar van kracht waren, hebben de nodige weerslag gehad op de uitvoering van onze events en in het verlengde daarvan de benodigde inzet van medewerkers. Vanwege het uitzichtloos uitblijven van live events, heeft een aantal medewerkers besloten om Railsport te verlaten. Deze vrijgekomen functieplaatsen worden pas ingevuld zodra de coronamaatregelen niet langer van kracht zijn. Het jaar is daardoor afgesloten met 8,5 fte (ultimo jaar). Het werknemersbestand voorafgaand aan coronaperiode was 9,5 fte (januari 2020).

Ambassadeurs

De organisatie van Railsport kent naast het team van vaste medewerkers ook nog een team van vrijwilligers, zijnde ons ambassadeursteam. Dit team is op vele gebieden divers (leeftijd, opleiding en interesses, vaardigheid en deskundigheid) en is voor het overgrote merendeel werkzaam binnen één van de bij ons aangesloten spoorwegorganisaties en daarmede, zowel tijdens de events alsook binnen de eigen werkomgeving, ons ambassadeursteam. Door hun intrinsieke betrokkenheid in belangrijke mate bij aan de kwaliteit van de events van Railsport Met name door hun tomeloze en onbaatzuchtige inzet weten wij activiteitenprogramma betaalbaar te houden en vormen zij een belangrijke pijler voor ons succes.

Events

Onze events zijn merendeels toegankelijk voor alle medewerkers en hun gezinsleden. Hierdoor stimuleren en activeren wij in belangrijke mate de vitaliteit en het welzijn van de deelnemers (werknemers), maar ook de binding tussen werkomgeving en privéomgeving.

Onze events dragen in absolute zin bij aan een positieve beeldvorming van medewerker naar werkgever van de medewerker, resulterend in begrip en draagvlak voor het werk en de mogelijke werkdruk door partner (en kinderen).

Additionele events

Met enige regelmaat worden wij benaderd door bedrijfsonderdelen of wij in de gelegenheid zijn om voor hen een bedrijfsevent op maat te organiseren. Zij zien ons daarvoor als een aantrekkelijke en waardevolle partner, veelal gebaseerd op eigen ervaringen betreffende onze performance tijdens de reguliere Railsport events. Wanneer wij de hiervoor benodigde (personele) capaciteit beschikbaar hebben, dan nemen wij de opdracht(en) aan.

Culturele events en acties

Deelname aan culturele activiteiten heeft een positief effect op de vitaliteit en het welzijn van mensen. Consumptie van kunst, cultuur en entertainment draagt bij aan ontwikkeling, ontspanning en creativiteit. In het licht van deze wetenschap, biedt Rail sport jaarlijks een aantal culturele activiteiten aan met een landelijke spreiding tegen zeer aantrekkelijke kortingen. Een gunstig neveneffect hierbij is, dat de deelnemers aan culturele activiteiten blijkbaar ook getriggerd worden om deel te gaan nemen aan de andere (sportievere) events van Railsport. Een vorm van kruisbestuiving tussen cultuur en sport.

Vitaliteitsbevordering

Vitaliteitsprogramma Be Fit

Het team Be Fit biedt een uniek hartslaggestuurd vitaliteitsprogramma, exclusief voor medewerkers die (weer) willen starten met een meer actieve en gezonde leefstijl, maar daar best wat ondersteuning bij kunnen gebruiken. Het programma is flankere nd aan het medewerkersgezondheidsbeleid van NS, zijnde Employability and Health. Voor iedere programmadag dienen de deelnemers zich apart in te schrijven. Het betreft hier nagenoeg uitsluitend deelnemers met een bewegingsbehoefte, een bewegingsangst en of een bewegingsbeperking ofwel het betreft hier geen programma voor reeds sportieve medewerkers.

Fitness (externe fitnesscentra)

Railsport streeft ernaar om beweging in het algemeen en fitness in het bijzonder voor iedereen laagdrempelig toegankelijk te maken. Dit doen wij niet enkel middels onze activiteiten in het Fitcenter te Utrecht, maar ook landelijk middels het aanbieden van een externe fitnessregeling. Het betreft hier een kortingsregeling, welke is ontstaan vanuit geformaliseerde samenwerkingsverbanden tussen Railsport en vele externe fitnesscentra alsook een de organisatie 'Bedrijfsfitness Online'.

Medewerkers die gebruik willen maken van deze regeling, kunnen bij Railsport een fitnessvoucher aanvragen, welke zij kunnen inleveren bij een sportschool naar keuze. Op basis van de regeling, welke per fitnesscentrum kan verschillen, ontvangt de medewerker een bepaald kortingspercentage op het abonnementstarief.

Fitcenter (hoofdkantoor NS)

Het team Fitcenter levert een professionele exploitatie van een fitnesscentrum in het hoofdkantoor van NS in Utrecht. Werknemers van NS en ProRail kunnen gebruik maken van de faciliteiten binnen het Fitcenter onder deskundige begeleiding van gediplomeerde fitnessinstructeurs.

Het ledenaantal kent al jarenlang een stabiel karakter, mede vanwege het feit dat er een actief ledenbeleid wordt gehanteerd. Het aantrekken van nieuwe leden blijft uiteraard een speerpunt, maar er wordt zeker net zoveel inspanning geleverd in het behouden van de bestaande leden. Wij besteden dan ook een belangrijk deel van onze capaciteit aan ons retentiebeleid en het persoonlijk contact met onze klanten, passend binnen onze klantfilosofie dat is gericht op een intrinsieke verbetering van de fysieke gesteldheid van onze leden.

Het Fitcenter kende dit jaar zowel een beperkte openstelling en na 15 december zelfs een periode van sluiting. Beide geheel conform de richtlijnen zoals gesteld door de overheid. Du moment dat er weer (zeer selectief) op de kantoren gewerkt mocht worden, zijn de sportfaciliteiten in het Fitcenter direct gereactiveerd, afgestemd op beperkt ingestelde werktijden van de medewerkers op het hoofdkantoor.

Fysiotherapie (hoofdkantoor NS)

Dat bewegen niet zo vanzelfsprekend is, wordt pas duidelijke wanneer het lichaam even niet meewerkt. Onze fysiotherapeut, specialist in beweging, weet dit als geen ander en richt zich primair op het voorkomen van (chronische) blessures door tijdige interventie mogelijk te stellen. Door deze vroegtijdige interventie wordt veelal het onnodig uitvallen binnen het werkproces voorkomen.

Medewerkers in actieve dienst kunnen vrijblijvend en kosteloos bij onze fysiotherapeuten terecht voor een eerste diagnose van een (mogelijke) blessure. Wanneer gediagnosticeerd wordt dat een behandelplan noodzakelijk en zinvol is, dan dient de medewerker een doorverwijzing aan te vragen bij de bedrijfsarts. Het behandelplan wordt direct na aanvraag geactiveerd en wordt uitval van werk veelal voorkomen. Patiënten met een chronische indicatie worden direct doorverwezen worden naar de reguliere zorg.

Bijzondere markering(en)

Corona versus events

Vanaf maart 2020 tot en met ultimo dit jaar heeft de stringente regelgeving omtrent het Covid-19 virus diep ingegrepen in onze samenleving, zowel op sociaal gebied alsook op economisch gebied. Uiteraard heeft dit ook gevolgen gehad op de uitvoering en resultaten van Railsport en geleid tot een reducering van onze live events.

Normaliter zou Railsport, het gehele jaar, in hoge mate actief zijn met de organisatie van events voor de medewerkers van alle stakeholders. Echter, heeft de horizon vanaf maart een andere kleur gekregen dan alle voorgaande jaren. Maatregelen vanuit de overheid om het coronavirus in te dammen, zijn gaandeweg het jaar verder aangescherpt en waardoor de ruimte voor het organiseren van events dit jaar minimaal tot nagenoeg nihil zijn gebleken.

Stilzitten en afwachten is echter niet een stijl die Railsport eigen is, daarom hebben wij direct vanaf het prille begin onze zeilen meerdere malen bijgesteld. De ontwikkeling van van de onderstaande nieuwe (online) activiteiten, passend binnen de gestelde regelgeving alsook bijsturing op de (directe) kosten, heeft zowel in uitvoerende zin (eventaanbod) alsook in financiële zin positieve uitkomsten geboden.

Railsport Challenge website
Podcast 'Start met bewegen'
Try outs van buitenactiviteiten, w.o. het suppen en wakeboarden
Aanbieden van acties, passend binnen de RIVM-maatregelen
Personal Be Fit coaching, via mail, teams en telefonische consulten
Meet and Move programma (start zodra de maatregelen versoepeld gaan worden)
Digitale teamevents 'Railsport WeFitter app' (uitrol met financiële ondersteuning door ProRail

Herijking fiscale positie

De laatste toetsing van onze fiscale positie dateert uit 2008. Destijds was de beoordeling dat Railsport niet onder het ondernemerschap viel en derhalve niet BTW-plichtig was. Daar de (fiscale) wetgeving in de loop der jaren aan veranderingen onderhevig is geweest en wij compliance nastreven, hebben wij onze huidige (BTW) positie laten toetsen door de Belastingdienst middels het indienen van een herijkingsverzoek.

Dit verzoek heeft geresulteerd in een beslissing van de inspecteur, waarin deze heeft gesteld dat het ingenomen standpunt van 2008 wordt opgezegd, daar er prestaties worden verricht aan personen en aan NS Groep N.V.(hierna NS) en ProRail tegen vergoeding wat is aan te merken als een economische activiteit.

De ontvangen vergoedingen van de NS dan wel ProRail en personen is een vergoeding voor wat betreft personen, het deelnemen aan het vitaliteitsprogramma waarvoor van de deelnemer voor een aantal activiteiten een rechtstreekse vergoeding wordt ontvangen, voor wat betreft de NS en ProRail het aanbieden van een vitaliteitsprogramma aan haar werknemers(en familie) waarvoor een overeengekomen vergoeding wordt ontvangen welke als subsidie wordt verwoord.

De inkomsten zijn belast met omzetbelasting tenzij sprake is van een vrijstelling, fondswervende activiteiten beneden de daarvoor opgenomen grenzen in de wet, een schadevergoeding dan wel het doorbelasten van kosten of het toepassen van de reisbureauregeling waarbij in dit geval geen marge is te onderkennen.

Op basis van de activiteiten wordt daarom 'niet' aan heffing van omzetbelasting toegekomen.

Wijziging subsidieovereenkomst NS Sociale Eenheid

In nauw overleg met NS is besloten dat per 1 januari 2020 de reikwijdte van subsidieovereenkomst niet langer de NS Sociale Eenheid betreft, maar enkel en alleen bepalend is voor de NS. In het verlengde hiervan is eveneens overeengekomen dat de koppeling tussen de subsidiebijdrage en het aantal medewerkers binnen NS los wordt gelaten en dat er vanaf dit jaar een vast subsidiebedrag per kalenderjaar wordt vastgesteld, zijnde 590k voor dit eerste nieuwe (basis)jaar. Het nieuwe contract heeft gelijk aan het voorgaande contract een onbepaalde werkingsduur en jaarlijkse indexatie gebaseerd op (in samenspraak) vastgestelde CBS indices.

De omzetting van de enkelvoudige subsidieovereenkomst met de NS Sociale Eenheid naar separate overeenkomsten per bedrijfsentiteit w.o. stakeholders, ProRail (158k), Abellio, DEKRA Rail, SD Worx - BPO, Railcenter, REISinformatiegroep, Ricardo Nederland en Rail & OV, heeft geresulteerd tot reductie van 118k in onze totale subsidiesom. Vooralsnog veroorzaakt dit geen financiële disbalans, omdat wij ons hierop hadden voorbereid middels herpositionering binnen de gebieden van personeel, middelen en events. Daarbij hebben wij door stringente corona maatregelen nagenoeg alle events moeten annuleren en heeft dit tezamen met onze herpositionering voor dit jaar geresulteerd in een positief resultaat. Uit hoofde van solidariteit tijdens deze corona periode, hebben wij besloten om dit positieve resultaat 'eenmalig' volledig te restitueren aan onze stakeholders, zijnde € 201.456 groot.

Reductie personele kosten Fitcenter

Vanwege de tijdelijke sluiting van het Fitcenter, vanwege de corona wet- en regelgeving, hebben wij een besparing weten te realiseren in de personele kosten. Deze reductie van bijna 11k is volledig gecrediteerd aan het NS Fitcenter budget (instandhouding). Zie het financieel verslag voor verdere informatie.

Communicatie

Communicatie is één van de lifelines voor iedere organisatie, zo ook bij Railsport. Van meet af aan hebben wij geïnvesteerd het in contact komen en contact blijven met onze deelnemers. Het is een dynamische omgeving die constant in beweging is en waarbij het contact met onze deelnemers, in iedere denkbare vorm, aan de basis ligt waar het de waarborging betreft van ons bestaan.

Onze inspanningen op het gebied van direct mailings (personal communication) alsook onze social media en presentatie in fysieke zin (uniforme kleding en bedrijfsvisuals als tenten, banners, vlaggen, etc.) zijn volledig gericht op de activatie van ons beeldmerk, de basis waar het gaat om stimulering van deelname aan onze events door de werknemers van de bij ons aangesloten spoorwegorganisaties.

MVO

Railsport stuurt al sinds jaar en dag op duurzaam ondernemen of ook wel maatschappelijk verantwoord ondernemen genoemd. Het is een vorm van ondernemen dat enerzijds gericht is op economische prestaties (profit), van essentieel belang voor iedere organisatie om voort te kunnen bestaan, maar anderzijds de sociale component (people) en de ecologische component (planet) goed in het vizier houdt en waar mogelijk deze respecteert.

Partner in welzijn

Railsport hanteert voor de activiteiten binnen haar MVO-beleid de leidraad ‘Partner in welzijn’. Hiermee gevel wij blijk aan de waarde die wij geven en schenken aan onze maatschappelijke footprint. Vanuit onze maatschappelijke betrokkenheid helpen wij mensen, van jong tot oud, bij het activeren van momenten waardoor alle betrokkenen gelukkig, vrolijk en energierijk van worden.