Finance 2019
Houten, maandag 1 april 2020, bestuur en directie Railsport Nederland
Inleiding
De jaarrekening 2019 treft u aan in het bovenstaande pdf-bestand. Het betreft een transparante verantwoording van onze financiële verrichtingen ter verwezenlijking van onze doelstelling, zijnde: de bevordering van sportiviteit, duurzame vitaliteit en welzijn van spoorwegmedewerkers. Een verkorte en toelichtende beschrijving van deze jaarrekening treft u hieronder aan.
Resultaat
2019 | € 99.404
2018 | € 68.698
Railsport realiseert ook dit jaar een positief resultaat. Dit resultaat is gerelateerd aan de dit jaar vastgestelde hoogte van de eerder aangekondigde subsidiereductie door NS (ingangsdatum 2020). Om een plotselinge kaalslag in het evenementenprogramma van volgend jaar te voorkomen, is gekozen voor een geleidelijke reductie door reeds dit jaar al een aantal events te annuleren. Denk hierbij aan de events: aquafun, duiken, bergcross, fitxpeditie, be fit, wadlopen, singelloop en de wandel- en fietsarrangementen. In dit zelfde kader hebben wij ook bij een aantal events het aantal deelnemersplaatsen gemaximeerd en daar waar mogelijk het mean and lean principe toegepast, zonder kwalitatief enorm in te boeten. De Railsportdag is hierin een lichtend voorbeeld.
Naast bovengenoemde bezuinigingen, kent dit jaar ook een aantal extra (onverwachte) inkomsten, waaronder: een UWV uitkering aan de werkgever vanwege zwangerschap, bonusdagen (extra gewerkte eventdagen) van werknemers zijn grotendeels ingewisseld zijn voor vrije tijd in plaats voor extra inkomen, verkoop van niet langer in gebruik zijnde eventmiddelen, uitstel van investeringen in kantoormiddelen, automatisering en presentatie.
Bovenstaande ontwikkelingen zijn ingezet ter voorbereiding van een structurele bezuiniging binnen Railsport en tevens ter toetsing van de bestendigheid hiervan, met een niet-begroot positief resultaat als gevolg.
Opbrengsten
Railsport kent verschillende financieringsstromen middels subsidiëring door onze stakeholders, waaronder alle bedrijven binnen de Sociale Eenheid NS, aangevuld met onze partners; Railcenter, Ricardo Nederland, Launch! HCM BPO en de dit jaar toegetreden Reisinformatiegroep (9292) als subsidiërende partner van Railsport. De Sociale Eenheid NS is hiervan de meest bepalende met een subsidiebedrag van € 874.149 groot.
De verhoging van 18k ten opzichte van het voorgaande jaar is ontstaan door de verhoging van het subsidiebedrag van de SE NS (18k) en licht hogere inkomsten vanuit de additionele events (4k). Daarentegen zijn er dit jaar geen rentebaten meer ontvangen, welke vorig jaar nog 4k waren.
2019 | € 1.308.668
2018 | € 1.290.360
Locatiekosten en eventmiddelen (directe toerekening)
Het betreft hier voornamelijk de inzet van derden en het gebruik van externe locaties en materialen, nodig voor de realisatie van onze nationale, internationale en additionele events.
De verlaging ten opzichte van het voorgaande jaar ontstaat doordat de kosten van de Railsportdag volledig geboekt worden in het jaar dat Railsportdag wordt georganiseerd. Dit jaar kent geen Railsportdag dus ook lagere locatiekosten.
2018 | € 436.462
2017 | € 572.184
Realisatiekosten events (directe toerekening)
Nagenoeg alle Railsport events worden intern (lees: met eigen personeel) ontwikkeld en uitgevoerd. Hierdoor hebben wij een directe regie waar het gaat om zowel het kwaliteitsbeheer alsook het kostenbeheer. Deze personele inzet worden dan ook direct toegerekend aan ontwikkeling en de uitvoering van de events.
Het gemiddelde aantal fte's van 9,44 voor dit jaar, is nagenoeg gelijk aan het voorgaande jaar met 9,32 fte's. Hierdoor zijn de 'realisatiekosten events' van dit jaar ook in lijn met die van vorig jaar. De reductie van 8k, ondanks een lichte stijging van het gemiddelde aantal fte's, kent een oorzaak in de inwisseling van de extra gewerkte eventdagen (bonusdagen) voor vrije tijd in plaats van extra loon.
2019 | € 540.757
2018 | € 548.863
Interne organisatiekosten (huisvesting, automatisering, kantoor en vervoermiddelen)
Railsport is in het bezit van een eigen bedrijfspand en voert hierover zelf het beheer en onderhoud. De automatisering wordt eveneens in eigen beheer ontwikkeld en onderhouden. Leasecontracten zijn in het geheel niet van toepassing, ook niet aangaande onze vervoer- en transportmiddelen.
De interne organisatiekosten sluiten conform begroting iets hoger dan het voorgaande jaar, vanwege verhoogde onderhoudskosten aan een relatief oude aanhanger, autokosten alsook huisvestingskosten wegens vervanging vloerbedekking en een onverwacht verhoogde energierekening. Deze laatste (4k) kent een mogelijke teruggaaf in 2020 wegens foutieve meterstand.
2019 | € 100.776
2018 | € 84.345
Afschrijvingen en investeringen
Dit jaar is de afschrijving op investeringen iets lager ten opzichte van vorig jaar, vanwege het feit dat de afschrijvingstermijn van de Jeep Wrangler, nodig voor o.a. het trekken van de aanhangers, in de maand september eindigde.
2019 | € 28.914
2018 | € 31.757
Eigen vermogen (continuïteitsreserve)
Het positieve resultaat (99k) is toegevoegd aan de algemene reserve.
Het eigen vermogen van Railsport ligt ruim binnen de code en richtlijn continuïteitsreserve zoals hieronder gesteld. Conform deze code zou Railsport een eigen vermogen (continuïteitsreserve) mogen hanteren van 1.8 mio.
2019 | € 812.174
2018 | € 612.112
Code en richtlijn continuïteitsreserve
De brancheorganisatie VFI (Vereniging Fondswervende Instellingen) heeft codes en richtlijnen opgesteld met betrekking tot de basiswaarden van een stichtings-/organisatiedoel: respect, openheid, betrouwbaarheid en kwaliteit. De code 'goed bestuur', ook wel code Wijffels genoemd, is hierin opgenomen.
De code gaat over het besturen, het houden van toezicht, het afleggen van verantwoording en een goede omgang met alle belangrijke relaties van de stichting (donateurs, vrijwilligers, de begunstigden, enz.). De VFI-richtlijnen geven o.a. aan hoe financieel gehandeld dient te worden, waaronder de regeling die gaat over financiële reserves in het algemeen en continuïteitsreserve in het bijzonder.
Een continuïteitsreserve wordt gevormd voor de dekking van risico’s op korte termijn en om zeker te stellen dat de stichting ook in de toekomst aan haar verplichtingen kan voldoen. Voor de continuïteitsreserve is binnen de VFI-richtlijnen een maximum gesteld van 1,5 maal de jaarlijkse kosten van de organisatie.
De reserve moet zijn gebaseerd op een analyse van de specifieke risico’s en de periode waarvoor de instelling deze wil afdekken. Daarnaast moet de instelling vooraf vastleggen welke maatregelen zij neemt om deze risico’s te beheersen of uit te sluiten. Deze analyse moet worden bekrachtigd door het bestuur of de raad van toezicht van de instelling.
Transparantie
Binnen de ondersteunende rol, in de periferie van medewerkersbeleid bij de subsidiërende stakeholders, onderschrijft Railsport het belang van openheid en (financiële) transparantie. Railsport hanteert hiertoe een (financieel) administratiesysteem, gericht op tijdige signalering van financiële afwijking(en) ten opzichte van de vastgestelde begroting. Afwijkingen die mogelijk een voorbode kunnen zijn van het niet behalen van vastgestelde afspraken en doelstellingen. Risico- en realisatiebeoordelingen hieromtrent vormen dan ook een integraal onderdeel bij de (financiële) kwartaal- en eindejaarbesprekingen tussen bestuur en directie.
De financiële resultaten worden, na toetsing door een externe accountant, door de directie aan het bestuur aangeboden. Na formele goedkeuring en vaststelling door het bestuur, wordt er impliciet aan de directie decharge verleend over het gevoerde financiële beleid. Vervolgens worden de definitief gestelde jaarcijfers, ter rekening en verantwoording aan alle stakeholders, gepubliceerd op de website www.railsportjaarverslag.nl.
