2018 Beleidsverslag | Jaarverslagen

Beleidsverslag 2018

Houten, maandag 1 april 2019, bestuur en directie Railsport Nederland

Algemeen

Railsport richt zich op de bevordering van sportiviteit, duurzame vitaliteit en welzijn van spoorwegmedewerkers. Railsport realiseert deze missie door jaarlijks een eigentijds, afgewogen en verantwoord vitaliteitsprogramma aan te bieden.

Het totale programma biedt deelnemers mooie ervaringen alsook energieke momenten, waarbij de eerdergenoemde activatie van de persoonlijke vitaliteit gestimuleerd wordt, maar ook de verbinding tussen medewerkers onderling en de relatie tussen medewerker en werknemer verstrekt worden.

Bestuur en directie

Railsport kent een collegiaal bestuur, met als primaire taak het op afstand monitoren van de organisatie welke verantwoordelijk is voor de realisatie van haar missie binnen de daarvoor gestelde financiële kaders.

In de basis beleggen bestuur en directie om de twee maanden een plenaire bijeenkomst ter bespreking van de dagelijkse gang van zaken alsook beleidsmatige onderwerpen. Wanneer nodig, worden extra bijeenkomsten ingepland.

Aandachtsgebieden (gepubliceerd in tijdslijn)

AVG wet- en regelgeving

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe Europese privacywetgeving per 25 mei 2018 en is gericht op directe bescherming van rechten die vallen binnen de privacy sfeer. Binnen Railsport is de eigen verantwoordingsplicht doorgelicht en hebben we organisatorische en technische maatregelen genomen om aan de AVG te voldoen.

Het administratieve traject (beheer persoonsgegevens) hebben wij beschreven en afgedekt middels ons privacy statement. Het gebied van de omgang met portret- en beeldrechten hebben wij beschreven en afgedekt middels onze algemene voorwaarden. Naast de administratieve afdekking hiervan bieden wij onze deelnemers tevens proactief de mogelijkheid tot de verkrijging van een kledingsticker bij aanvang van ieder event. Hierdoor wordt het voor onze fotograaf en/of videomaker meer duidelijk welke deelnemers liever niet in beeld komen en worden wij als Railsport in de gelegenheid gesteld om hier tijdens het event alsook na afloop van het event actief op te acteren.

Middels onze voorwaarden, privacy statement alsook de proactieve inzet van kledingstickers, doen wij er alles aan om te komen tot een juiste omgang met persoonsgegevens en alle andere vormen van privacybescherming. Tevens hebben wij onze werkwijze ter toetsing aangeboden aan het projectmanagement AVG van NS, maar was er geen ruimte om hier een analyse van te maken.

Aankondiging integrale bezuiniging binnen NS

NS geeft aan dat zij organisatie breed zoekende zijn naar mogelijkheden voor kostenreductie en dat Railsport hier eveneens rekenschap mee moet houden. Dit bericht is aansluitend op de eerste schot voor de boeg in 2017, waarbij al een reductiestreven van 10 tot 15 procent is gecommuniceerd.

Handelend vanuit deze wetenschap, zal de opzet van het programma 2019 aangepast worden (lees minimalisme waar mogelijk, zonder in te boeten op kwaliteit). Hiermee wordt met enige geleidelijkheid het mean and lean traject ingezet ter voorbereiding op het jaar 2020, zijnde het daadwerkelijke reductiejaar.

Door te kiezen voor de schaal van geleidelijkheid, zal het beeld en gevoel van kaalslag in ons aanbod achterwegen blijven bij onze deelnemers en blijft de waardering voor Railsport wellicht op gelijk niveau als voorheen. Mogelijk zal dit in 2019 een hoger positief (financieel) resultaat gaan opleveren, maar dat resultaat kunnen wij aankomende jaren hanteren ter aanvulling van mogelijke negatieve (financiële) resultaten, ontstaan vanwege de geplande bezuiniging in 2020 en de doorwerking daarvan in de jaren daarna.

Personele zaken

Medewerker Jolien heeft besloten om te gaan voor het eigen ondernemerschap en heeft Railsport, na zes jaren van goede inzet als fitnessinstructeur binnen het Fitcenter, verlaten. Nieuwe medewerkers Jeroen en Floor hebben deze functie tijdelijk ingevuld. In december is de functie van fitnessinstructeur definitief ingevuld door Sandra.

Contracten

Het contract met Wildlands is, na vele onderhandelingen, tot stand gekomen en kunnen wij buigen over een samenwerking voor de jaren 2019, 2021 en 2023 binnen de prijsstelling zoals die past binnen onze begroting. Het vijfjarige contract met Thialf, dat tot het jaar 2020 gesteld is, wordt naar verwachting niet voortgezet, vanwege de aangekondigde subsidiereductie door NS. Het contract met Sportiom, aangaande ons jaarlijks zwemspektakel, is eveneens opgezegd vanwege het voorgaande. Daarentegen is het contract met onze partner Strong Viking wel vastgelegd voor de jaren 2019 tot 2024 en zijn elkanders inspanningen in deze goed vastgelegd.

Quickscan benchmark subsidie

KPN kent een nagenoeg gelijke organisatie als Railsport die de bevordering van het welzijn van de medewerker als doelstelling heeft, zijn PVKPN. Na overleg met de manager van PVKPN over zowel de activiteiten alsook het beschikbare budget, is gebleken dat zij aanzienlijk minder events bieden binnen het programma, maar een aanzienlijk hoger budget hebben dan Railsport. Waar Railsport een subsidiebedrag ontvangt van € 39,05 per medewerker, ontvangt PVKPN een bedrag van € 68,57 per medewerker, zijnde 960k jaarlijks op basis van 14.000 medewerkers.

Legionella douches Fitcenter

In maart heeft er een algeheel legionellaonderzoek plaatsgehad in het NS-hoofdkantoor. Na afname van enkele watermonster in de douches van het Fitcenter is daar een verhoogde waarde van de legionellabacterie aangetroffen. Op basis hiervan zijn de douches gesloten, ondanks dat de kans op besmetting van de bacterie als gering beschouwd werd door concernhuisvesting en QHSE van NS. Op 1 mei waren de douches geheel vrij van de legionellabacterie en zijn de douches weer opengesteld.

ProRail kiest eigen koers binnen Sociale Eenheid

Duidelijk is geworden dat ProRail een nieuwe (lees eigen) koers gaat varen aangaande een aantal faciliteiten, die dit jaar nog vallen onder de algemene noemer 'Sociale Eenheid'. Denk hierbij aan o.a. de vakbondsonderhandelingen maar ook de inzet van Railsport. ProRail wil als betaler van deze faciliteiten ook iets meer op de bok zitten qua medezeggenschap.

ProRail gaat de SE dus niet verlaten, maar gaan een aantal faciliteiten zelf aansturen en financieren, waardoor hun bijdrage aan de SE zal reduceren. De verwachting is dan ook, dat wij met ProRail een apart subsidiecontract gaan opstellen en zij niet langer in het kielzog van het subsidiecontract met NS meevaren.

Beeldvorming

Binnen NS waart nog immer het gedachtengoed rond, dat Railsport drie luchtballonnen in eigendom zou hebben. Ondanks dat wij vele malen op verschillende niveaus verklaard hebben dat wij nimmer luchtballonen in ons bezit hebben gehad, blijft het een terugkerend fenomeen. Wellicht ontstaan in 2003, toen wij op verzoek van afdeling NS Communication een aantal ballonvaarten hebben verzorgd in de drie luchtballonnen die destijds in eigendom waren van NS Communication.

Inmiddels zijn wij ruim 15 jaar verder en ook dit jaar zijn wij weer geconfronteerd met dit fenomeen, gekoppeld aan een beeldvorming als zijnde dat het geld niet op kan bij Railsport. Een beeldvorming die geheel niet aansluit op het bedrijfsbreed gedragen 'mean and lean' beleid binnen Railsport. Ja, we etaleren onze professionaliteit in woord en daad (lees uitstraling van kwaliteit), maar zonder geld over de balk te gooien. Wel door hard te werken met een gepassioneerd team en daardoor het onmogelijke mogelijk te maken. Voor ons zaak om dit beleid meer voor het voetlicht te brengen.

Accounts (subsidieverstrekkers)

In oktober dit jaar heeft de Reisinformatiegroep (9292) het Railsport subsidiecontract getekend, ingaande op 1 januari 2019. De Reisinformatiegroep hecht veel waarde aan de vitaliteit (duurzame inzetbaarheid) van haar medewerkers alsook het versterken van de onderlinge banden en het sociale klimaat binnen de Reisinformatiegroep.

Railsport activeert en stimuleert het bovenstaande door het ontwikkelen, organiseren en realiseren van nationale en internationale events op de gebieden vitaliteit, sport, cultuur en welzijn. De Reisinformatiegroep wil het bovenstaande binnen de eigen organisatie realiseren en ziet in Railsport een geschikte partner om hieraan een positieve bijdrage te leveren.

Vernieuwing apparatuur Fitcenter

De fitnessapparatuur dateert vanaf het oprichtingsjaar in 2006 ofwel is inmiddels 12 jaar oud en daarmee gereed voor vervanging. Niet zozeer omdat de bewegingsvormen veranderd zijn, maar wel omdat langzamerhand steeds meer storingen aan de apparatuur optreden en de softwarematige aansturing langzamerhand summier tot niet ondersteund wordt. Daarbij kwam het veiligheidsaspect steeds meer onder druk te staan wegens het afbreken van pedalen, zadels en andere onderdelen. Op basis hiervan is besloten om vanuit de hiervoor aanwezige voorziening binnen de Railsportbegroting de apparatuur te vervangen voor de nieuwe lijn van Technogym, zijnde de Skill-line in combinatie met het Biocircuit.

Met deze vernieuwing c.q. investering is het Fitcenter weer voor de aankomende tien jaar 'the top of the bill' binnen het segment stimulering medewerkersvitaliteit binnen de werkomgeving. Medio 2019 zal deze nieuwe apparatuur haar intrede doen en zal de transitie naar nieuwe trainingsmethodieken ondersteunt met de nieuwste software op het gebied van biomechanica gerealiseerd gaan worden.

Terugblik bestuur

Het bestuur, bestaande uit: Vincent Verbeet (voorzitter vanaf 1 november 2017), Hans Fleer (penningmeester vanaf 1 april 2012) en Hans Kamperman (secretaris vanaf 13 februari 2014) kijkt, samen met Remko Ebbeling (directeur vanaf 1 februari 2000), terug op een succesvol jaar in zowel kwalitatief, kwantitatief alsook financieel opzicht.

Cijfers
• 7 reguliere bijeenkomsten
• 1 eindejaarsbijeenkomst (brainstormsessie)

Decharge

Het huidige bestuur heeft kennisgenomen van dit jaarverslag en de bijgevoegde jaarrekening 2018 en is tevreden met het behaalde resultaat, zowel in de uitvoering als in financiële zin. Het bestuur heeft, tijdens de reguliere vergadering van 8 april 2019, het financiële jaarverslag vastgesteld en de directie decharge verleend voor het gevoerde (financiële) beleid van 2018.

PDF

Organisatie

Medewerkers

De organisatie wordt geleid door een professioneel kernteam, verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en realisatie van alle events en activiteiten alsook de exploitatie van het Fitcenter in het hoofdkantoor van NS. Iedere medewerker is in ruime mate geëquipeerd binnen de gebieden waarvoor deze verantwoordelijk is.

Het kernteam maakt op gezette tijden gebruik van inhuurkrachten en stagiaires. Gezamenlijk geven zij enthousiast en vakkundig uitvoering aan het programma. Iedereen handelt vanuit een gezamenlijke visie en missie, zijnde de actieve stimulering van de welzijn en de vitaliteit van de deelnemers.

Cijfers

12 medewerkers in vaste dienst
9,32 fulltime employees (fte)
33 jaar gemiddelde leeftijd

Ambassadeurs

De organisatie van Railsport kent naast het team van vaste medewerkers ook nog een team van vrijwilligers, zijnde ons ambassadeursteam. Dit team is op vele gebieden divers (leeftijd, opleiding en interesses, vaardigheid en deskundigheid) en is voor het overgrote merendeel werkzaam binnen één van de bij ons aangesloten spoorwegorganisaties en daarmede, zowel tijdens de events alsook binnen de eigen werkomgeving, ons ambassadeursteam.

Dit ambassadeursteam draagt door hun intrinsieke betrokkenheid in belangrijke mate bij aan de kwaliteit van de events van Railsport Met name door hun tomeloze en onbaatzuchtige inzet weten wij activiteitenprogramma betaalbaar te houden en vormen zij een belangrijke pijler voor ons succes.

Cijfers

75 actieve ambassadeurs (inzetbaar als medewerkers tijdens events)

Communicatie

Communicatie is één van de lifelines voor iedere organisatie, zo ook bij Railsport. Van meet af aan hebben wij geïnvesteerd het in contact komen en contact blijven met onze deelnemers. Het is een dynamische omgeving die constant in beweging is en waarbij het contact met onze deelnemers, in iedere denkbare vorm, aan de basis ligt waar het de waarborging betreft van ons bestaan.

Onze inspanningen op het gebied van direct mailings (personal communication) alsook onze social media en presentatie in fysieke zin (uniforme kleding en bedrijfsvisuals als tenten, banners, vlaggen, etc.) zijn volledig gericht op de activatie van ons beeldmerk, de basis waar het gaat om stimulering van deelname aan onze events door de werknemers van de bij ons aangesloten spoorwegorganisaties.

Cijfers

Railsport database: 36.876 unieke personen (na schoning van inactive mailadressen)
Website: 148.000 bezoekers
Direct mailings: totaal 1.093.000 stuks verstuurd
Social media: 449.375 hits op basis van 271 Railsport posts

Finance

Stakeholders

Het boeien, binden, bewegen en vooral het behouden van personeel is heden ten dage enorm belangrijk binnen ieder bedrijf en zo ook bij de spoorwegbedrijven. Railsport mag binnen dit aandachtsgebied een waardevolle en stabiele rol vervullen bij haar stakeholders, allen organisaties die een directe bijdrage leveren aan de spoorwegen in Nederland.

Doelstelling jegens stakeholders

Railsport vervult haar rol als die van verbindende facilitator in een omgeving waarbinnen collectieve alsook individuele (verander)processen geactiveerd moeten worden. Denk hierbij aan de stimulering van de onderlinge verbondenheid van het personeel alsook de verbinding tussen werkgever en werknemer. Railsport realiseert dit middels het aanbieden van een breed palet events voor de individuele medewerker alsook middels het realiseren van bedrijfsevents (Railsportdag en de verschillende bedrijfsdagen).

Cijfers

Sociale Eenheid NS: 21.886 medewerkers (waarvan 4.429 ProRail mw's)
Overige bedrijven: 367 medewerkers

Finance & control

Als relatief kleine onderneming met een belangrijke ondersteunende rol in de periferie van medewerkersbeleid bij de subsidiërende stakeholders, onderschrijft Railsport het belang van openheid en (financiële) transparantie. Railsport hanteert hiertoe een (financieel) controlesysteem, bedoeld om het risico van het niet behalen van de gestelde (financiële) bedrijfsdoelstellingen, zowel in positieve als negatieve zin, zoveel mogelijk te beperken. Risico- en realisatiebeoordelingen vormen dan ook een integraal onderdeel bij de (financiële) kwartaal- en eindejaarbesprekingen tussen bestuur en directie.

De financiële resultaten worden jaarlijks getoetst door een externe accountant en formeel vastgesteld door het bestuur. Vervolgens worden de definitief gestelde jaarcijfers ter rekening en verantwoording gepubliceerd op onze website www.railsportjaarverslag.nl en als zodanig beschikbaar en vrij toegankelijk gesteld aan onze stakeholders.

Resultaat

Railsport realiseert dit jaar een positief resultaat van 68k. Dit niet begrootte resultaat kan toegeschreven worden aan twee hiervoor bepalende ontwikkelingen, zijnde de subsidiebijdrage van NS en de aangekondigde subsidiereductie in 2020.

Subsidiebijdrage NS
Dit jaar kent NS een onverwachte substantiële groei van het aantal medewerkers en vanwege de koppeling tussen onze subsidiebijdrage en het aantal medewerkers heeft dit geresulteerd in een niet begrootte verhoging van de NS-subsidie.

Anticiperen op subsidiereductie 2020

Zoals gesteld in de paragraaf 'Aandachtsgebieden' van het bestuursverslag hebben wij reeds dit jaar geanticipeerd op de aangekondigde bezuiniging voor het jaar 2020, door een directe heroriëntatie toe te passen op het programma van 2018. Hiermee verlengen wij de transitieperiode van één jaar naar twee en voorkomen wij dat het jaar 2019 in schril contrast komt te staan ten opzichte van het jaar 2020. Echter, levert deze verlengde transitieperiode een niet begroot positief resultaat op in dit boekjaar.

Financiering

Onze financiering is opgebouwd uit verschillende inkomstenbronnen, waarbij de subsidiëring door stakeholders de meest bepalende is met de NS sociale eenheid als zwaarste subsidieverstrekker.

Cijfers

Subsidie NS via SE (857k)
Subsidie NS Fitcenter (145k)
Subsidie overige bedrijven (17k)

Activiteiten

Programma events

Onze events zijn merendeels toegankelijk voor alle medewerkers en hun gezinsleden. Hierdoor stimuleren en activeren wij in belangrijke mate de vitaliteit en het welzijn van de deelnemers (werknemers), maar ook de binding tussen werkomgeving en privéomgeving.

Onze events dragen in absolute zin bij aan een positieve beeldvorming van medewerker naar werkgever van de medewerker, resulterend in begrip en draagvlak voor het werk en de mogelijke werkdruk door partner (en kinderen).

Cijfers

Programma events: 15.316
Additionele events: 40
Acties: 667
Totaalaantal inschrijvingen: 16.180

Tailor made events

Met enige regelmaat worden wij benaderd door bedrijfsonderdelen of wij in de gelegenheid zijn om voor hen een bedrijfsevent op maat te organiseren. Zij zien ons daarvoor als een aantrekkelijke en waardevolle partner, veelal gebaseerd op eigen ervaringen betreffende onze performance tijdens de reguliere Railsport events. Wanneer wij de hiervoor benodigde (personele) capaciteit beschikbaar hebben, dan nemen wij de opdracht(en) aan.

Dit jaar hebben wij een bijdrage geleverd aan: de PSO bedrijfsdag van NS IT in Zandvoort (beachdag).

Cijfers

Tailor made events: 1
Inschrijvingen tailor made events: 40

Culturele events en acties

Deelname aan culturele activiteiten heeft een positief effect op de vitaliteit en het welzijn van mensen. Consumptie van kunst, cultuur en entertainment draagt bij aan ontwikkeling, ontspanning en creativiteit. In het licht van deze wetenschap, biedt Rail sport jaarlijks een aantal culturele activiteiten aan met een landelijke spreiding tegen zeer aantrekkelijke kortingen. Een gunstig neveneffect hierbij is, dat de deelnemers aan culturele activiteiten blijkbaar ook getriggerd worden om deel te gaan nemen aan de andere (sportievere) events van Railsport. Een vorm van kruisbestuiving tussen cultuur en sport.

Cijfers

Culturele events en acties: 14
Inschrijvingen culturele events en acties: 667

Vitaliteitsbevordering

Vitaliteitsprogramma Be Fit

Het team Be Fit biedt een uniek hartslaggestuurd vitaliteitsprogramma, exclusief voor medewerkers die (weer) willen starten met een meer actieve en gezonde leefstijl, maar daar best wat ondersteuning bij kunnen gebruiken. Het programma is flankere nd aan het medewerkersgezondheidsbeleid van NS, zijnde Employability and Health. Voor iedere programmadag dienen de deelnemers zich apart in te schrijven. Het betreft hier nagenoeg uitsluitend deelnemers met een bewegingsbehoefte, een bewegingsangst en of een bewegingsbeperking ofwel het betreft hier geen programma voor reeds sportieve medewerkers.

Cijfers

Vitaliteit events: 4
Inschrijvingen vitaliteit events: 184

Fitness extern (kortingsregeling)

Railsport streeft ernaar om beweging in het algemeen en fitness in het bijzonder voor iedereen laagdrempelig toegankelijk te maken. Dit doen wij niet enkel middels onze activiteiten in het Fitcenter te Utrecht, maar ook landelijk middels het aanbieden van een externe fitnessregeling. Het betreft hier een kortingsregeling, welke is ontstaan vanuit geformaliseerde samenwerkingsverbanden tussen Railsport en vele externe fitnesscentra alsook een de organisatie 'Bedrijfsfitness Online'.

Medewerkers die gebruik willen maken van deze regeling, kunnen bij Railsport een fitnessvoucher aanvragen, welke zij kunnen inleveren bij een sportschool naar keuze. Op basis van de regeling, welke per fitnesscentrum kan verschillen, ontvangt de medewerker een bepaald kortingspercentage op het abonnementstarief.

NS heeft deze regeling gekoppeld aan haar gezondheidsbeleid voor haar medewerkers.

Cijfers

Fitnessvouchers: 286 vouchers verstrekt
Fitnesslocaties: ruim 1.200 aangesloten centra

Fitness en fysio

Fitcenter (fitness intern)

Het team Fitcenter levert een professionele exploitatie van een fitnesscentrum in het hoofdkantoor van NS in Utrecht. Werknemers van NS en ProRail kunnen gebruik maken van de faciliteiten binnen het Fitcenter onder deskundige begeleiding van gediplomeerde fitnessinstructeurs.

Het ledenaantal kent al jarenlang een stabiel karakter, mede vanwege het feit dat er een actief ledenbeleid wordt gehanteerd. Het aantrekken van nieuwe leden blijft uiteraard een speerpunt, maar er wordt zeker net zoveel inspanning geleverd in het behouden van de bestaande leden. Wij besteden dan ook een belangrijk deel van onze capaciteit aan ons retentiebeleid en het persoonlijk contact met onze klanten, passend binnen onze klantfilosofie dat is gericht op een intrinsieke verbetering van de fysieke gesteldheid van onze leden.

Dit jaar hebben wij 124 aanmeldingen mogen ontvangen. In het eerste kwartaal hebben wij de meeste aanmeldingen ontvangen. In de maanden februari, juni en december bleek de groei gering en staat het ledenaantal ultimo 2018 op 597 leden. Bij de oprichting was 320 leden het uitgangspunt.

Cijfers

124 nieuwe leden
144 vertrekkende leden
597 actieve leden ultimo jaar

Fysiotherapie

Dat bewegen niet zo vanzelfsprekend is, wordt pas duidelijke wanneer het lichaam even niet meewerkt. Onze fysiotherapeut, specialist in beweging, weet dit als geen ander en richt zich primair op het voorkomen van (chronische) blessures door tijdige interventie mogelijk te stellen. Door deze vroegtijdige interventie wordt veelal het onnodig uitvallen binnen het werkproces voorkomen.

Medewerkers in actieve dienst kunnen vrijblijvend en kosteloos bij onze fysiotherapeuten terecht voor een eerste diagnose van een (mogelijke) blessure. Wanneer gediagnosticeerd wordt dat een behandelplan noodzakelijk en zinvol is, dan dient de medewerker een doorverwijzing aan te vragen bij de bedrijfsarts. Het behandelplan wordt direct na aanvraag geactiveerd en wordt uitval van werk veelal voorkomen. Patiënten met een chronische indicatie worden direct doorverwezen worden naar de reguliere zorg.

Cijfers

Beschikbaarheid fysiotherapeut bedraagt is 15 uren per week (maandag en donderdag)
In totaal hebben 42 patiënten het persoonlijke behandelplan doorlopen

MVO

Duurzaamheid

Railsport stuurt al sinds jaar en dag op duurzaam ondernemen of ook wel maatschappelijk verantwoord ondernemen genoemd. Het is een vorm van ondernemen dat enerzijds gericht is op economische prestaties (profit), van essentieel belang voor iedere organisatie om voort te kunnen bestaan, maar anderzijds de sociale component (people) en de ecologische component (planet) goed in het vizier houdt en waar mogelijk deze respecteert.

Partner in welzijn

Railsport hanteert voor de activiteiten binnen haar MVO-beleid de leidraad ‘Partner in welzijn’. Hiermee gevel wij blijk aan de waarde die wij geven en schenken aan onze maatschappelijke footprint. Vanuit onze maatschappelijke betrokkenheid helpen wij mensen, van jong tot oud, bij het activeren van momenten waardoor alle betrokkenen gelukkig, vrolijk en energierijk van worden.

Cijfers

SHOS, een wintersportorganisatie voor mensen met een uitdaging
U15, een organisatie gericht op duurzaamheid in samenhang met mobiliteit en bereikbaarheid